換網站維護廠商要交接什麼？帳號、檔案與授權清單

第一步：先畫出網站依賴哪些服務

先把網站會用到的服務列出來，比直接問對方「把帳密給我」更容易找出缺口。 網站畫面雖然是一個網址，背後可能分別使用網域註冊商、DNS 服務、主機、寄信服務、備份空間及統計工具。某些帳號還管理同一家公司其他網站，不能為了交接一個站就整個轉走。

建議用一張表記錄服務名稱、用途、目前管理者、公司可使用的帳號、續約日期與接手方式。帳號識別資訊可以寫進內部清單，但密碼、驗證碼與 API 金鑰不要直接放在一般文件或公開連結裡。

先完成盤點，也能確認到底是「換人維護」還是「搬主機」。如果原主機可以繼續使用，新廠商只需取得適當管理權限，就不一定需要搬站；如果要更換主機，才需要另外安排複製、切換與驗證工作。不要把兩種事情混成一個不清楚的交接費用。

用這張表確認需要交接的項目

每個項目都應有交付內容與驗證方式，而不只是帳號名稱。 以下清單是盤點起點，不代表每個網站都使用全部服務，也不代表原廠商有義務移交不屬於專案的共用資源。

公司窗口不必親自操作全部技術項目，但應要求接手方回覆「怎麼驗證、結果是什麼、還缺哪一項」。這能把交接從模糊的資料交換，變成可以逐項完成的工作。

帳號拿到了，為什麼可能還是無法接手？

登入成功不等於擁有需要的管理能力。 例如某個帳號可以修改文章，卻不能管理使用者；某個主機入口可以看帳單，卻不能存取網站檔案。交接前要先定義公司窗口、新維護者與內容編輯各自需要完成哪些工作，再核對對應權限。

若服務支援個別成員授權，優先讓每位管理者使用自己的帳號，避免多人共用同一組密碼。公司也應掌握必要的帳號復原方式，否則即使今天能登入，未來人員更換或裝置遺失時仍可能失去控制。

原維護者帳號不要在交接一開始就全部移除。可以先建立或確認接手者存取、完成驗證，再依約定時間撤回舊權限與處理需要更換的憑證。這是為了減少交接中斷，不表示舊權限可以無限期保留。

內容匯出、完整備份與可還原，三者差在哪？

三者代表不同程度的交付，應分開記錄。 WordPress 的工具匯出功能會產生 WXR／XML 內容檔，用來移轉文章、頁面等資料。它不是把整個主機、主題、外掛與所有執行條件都封裝完成的網站映像。

WordPress 官方的備份說明指出，一般完整還原需要網站檔案與資料庫。兩者最好屬於相近時間的同一組備份，並知道如何在新環境還原。若網站依賴站外設定或外部服務，這些也要另外盤點。

要求還原演練時，應先說明測試範圍與外部服務的處理方式。測試站不要誤寄客戶通知、建立真實訂單或觸發扣款；需要真實環境才能確認的項目，則另訂安全的測試方式與時間。

付費外掛、素材與程式，應該怎麼確認？

能使用網站，不代表每項第三方授權都能隨維護廠商轉移。 某些工具由公司直接購買，某些則包含在原廠商的服務中。交接時要逐一確認：授權持有人是誰、停止合作後是否繼續有效、更新與支援由誰提供、需要重新購買哪些項目。

客製程式也應寫清楚交付內容。只有壓縮後的前端檔案，和包含原始碼、相依套件與建置方式的交付，後續維護難度可能不同。若沒有建置流程，也要如實記錄，讓接手者估算整理工作，而不是把所有檔案都稱為「完整原始碼」。

素材部分可區分為原始照片、加工圖片、字型、圖庫素材及示意生成圖。需要確認的是使用條件與可取得的檔案，不宜自行推定所有素材都能不限用途再利用。若原約定沒有說清楚，應在交接清單列成待釐清事項。

如何安排切換，避免交接期間漏掉詢問或訂單？

先決定哪些服務真的會改變，再安排對應的切換計畫。 單純更換維護人員，可能不需要動 DNS；搬主機則要確認網站資料、寄信、憑證與解析。信箱如果原本使用獨立服務，也要確認相關設定沒有因網站切換而被誤改。

對有持續寫入資料的網站，必須說明最後同步的時間與範圍。假設下午先複製了網站，晚上才切換，這段時間新增的訂單或表單資料如何補齊，就不能只靠一句「已搬好」帶過。是否需要短暫維護時段、如何通知與何時回復，應由負責者事先安排。

切換後至少檢查首頁、主要服務頁、圖片、表單提交與收件；有購物或預約功能的網站，再依實際流程補驗。每個結果應記錄日期、環境及測試內容。主機回應正常，只能證明其中一層，不能替代客戶完成詢問或交易的流程。

交接完成可以怎麼簽認？

把「資料已收到」與「已驗證可用」分成兩欄，能降低雙方誤解。 下面是一份可直接整理成內部工作表的格式；不需要在這張表放入秘密資料。

若仍有一個外部服務等待授權，可以先記錄其他已完成項目，不必把全部工作都說成沒有進度；但也不能因為網站首頁能開，就把這個缺口從交接報告中刪掉。